COMPTE-RENDU DE REUNION PREPARATOIRE DU CINQUANTENAIRE DE L'ARRIVEE DES RAPATRIES D'INDOCHINE

du 22 juillet 2006

Etaient présents :
Michel LAFAY
Yvon et Josseline LOUPY
Jeanne BERNABEL
Jean SIRAMI
Nicole MEUNIER
Mireille BONNET
Simone GRAZON
Mai FRIEDMAN
Nicole et Marian BOGACZ
Aline et André COLAS
Nicole et Jacky DUMONT
Chantal BERNARD
Noël DUPIEUX
Lucien LELARGET
Anne et Jean MASSINI
Florence et Charles MASSINI
Dominique et Philippe LOUPY
Germaine LOUPY
Josette TROUCHON
Viviane TRAMIER (NICOLAS)
Caroline GUYENNE
Sakatih GOULAM

Etaient excusés :
Philippe TRAN
Edouard BRASSECASSE
Christiane MEUNIER

 

Comme annoncé dans le compte-rendu de la réunion précédente, le Président rappelle que l'objet de la réunion de ce jour, est de faire un tour de table des activités prévues pour la fête des 12, 13 et 14 Août prochains et des points restant à traiter.

Il remercie les participants pour leur assiduité aux réunions qui ont été organisées depuis le mois de mai 2005 et leur forte implication dans le projet de l'Association.

Prélablement, Mireille BONNET, Secrétaire, communique à l'Assemblée :
N° de SIRET de l'Association NOYANT TERRE D'ACCUEIL : 49115827500017 .

1/ RESTAURATION
Jeanne BERNABEL, Vice-Présidente, Responsable avec Nicole MEUNIER de l'activité « RESTAURATION EXOTIQUE », informe l'Assemblée que tout est prêt et que les besoins sont couverts selon ce qui a été prévu.
L'Equipe est au complet, le mode de fonctionnement définivement arrêté.

2/ REGEMENTATION DE LA CIRCULATION
En accord avec la Préfecture, Jacky DUMONT indique les déviations qui seront à mettre en place dans le village et à ses abords.

3/ SECURITE
Il est décidé par ailleurs de faire appel à une Société de Sécurité Privée, la société ISG SECURITE de Châtillon, pour un gardiennage avec chien, de 23,00h à 8,00h.

Yves LOUPY et Benjamin MOINEAU vont contacter cette société afin d'accepter après discussion, un des devis fournis.

Michel LAFAY doit demander des rondes supplémentaires à la Gendarmerie de Souvigny.

Il est rappelé d'autre part, que tous les stands, quel que soit leur objet, devront être agréés par l'Association NOYANT TERRE D'ACCUEIL avant leur installation sur l'espace prévu.

L'installation de stands agréés en dehors de cet espace déterminé n'est pas autorisée.

Un « Label LEADER +» distinctif sera remis aux EXPOSANTS, BUVETTES et ESPACE RESTAURATION et devra être fixé très visiblement sur les stands concernés, afin qu'aucune éventuelle confusion ne soit possible dans l'esprit des visiteurs.

Durant les 3 jours prévus et dans le cadre de la fête, l'Association NOYANT TERRE D'ACCUEIL décline toute responsabilité quant à l'installation éventuelle de stands non agréés par elle et se réserve la possibilité de le faire constater par les autorités compétentes.

4/ SONORISATION et ANIMATION
Benjamin MOINEAU rappelle que 2 choix s'offraient à l'Association :
•  Une installation faite par des bénévoles
•  Une installation confiée à des professionnels.

Après consultation des bénévoles concernés et des Membres du Bureau, le Président informe l'Assemblée que l'option retenue est celle proposée par « EVENEMENT VOTRE », société de Moulins dont l'expérience est reconnue en la matière.

Le prix de 5200,00 Euros TTC pour les 3 jours, comprend le transport, la location d'un matériel de haute qualité, l'installation intérieure et extérieure, la présence en permanence sur site d'un technicien et d'un animateur.

Il est indiqué par Yves LOUPY que la fourniture de matériel supplémentaire (grand écran, tentures, lecteurs de Cassettes et DVD, etc…) seraient offerts.

Le Président invite Jean MASSINI à prendre la parole à ce sujet. Ayant proposé ses services dans le cadre du choix d'installation par des bénévoles, de matériel qui aurait été loué, Jean MASSINI déclare que le prix de l'installation par des professionnels lui semble élevé par rapport au projet engagé par l'Association.

Le Président indique qu'il ne doute pas de la compétence des bénévoles volontaires mais plutôt de la disponibilité de chacun d'eux, puisqu'ils sont par ailleurs responsables d'activités au sein de la fête.

Il ajoute, soutenu dans ses propos par des participants, que l'ampleur et la qualité de la

manifestation, implique de limiter les risques de problèmes techniques et si nécessaire, de pouvoir les solutionner le plus rapidement possible.

Après concertation, il a dû prendre une décision pour avancer sur le sujet.

Besoins identifiés à ce jour en cours de règlement:
•  2 micros pour la Rizière
•  2 micros pour le Chapiteau + 1 micro cravatte

En ce qui concerne l'animation, Benjamin MOINEAU va transmettre instructions et souhaits à la société retenue.

5/ BESOINS DIVERS

Chaque responsable d'activité présent a indiqué ses besoins et un point a été fait :
•  Tables :
Simone Grazon propose 3 grandes tables avec supports en plus des 33 tables du Comité des fêtes de Noyant et des 20 tables et 40 bancs réservés auprès du Comité des Fêtes de Chatillon.

André COLAS et Lucien LELARGET sont chargés par Michel LAFAY de prospecter alentour pour trouver 30 tables supplémentaires et bancs (loués ou prêtés).

•  Grilles d'expositions : Noël DUPIEUX propose 6 grilles (Treban) en plus des 10 de Noyant, Michel LAFAY pense pouvoir s'en procurer 40 en plus.

6/ BUVETTES
Jacky DUMONT informe l'assemblée des commandes passées pour l'approvisionnement des buvettes. Il lui est conseillé de revoir en ce qui concerne l'eau minérale. A noter que les commandes pourront être passées au jour le jour si besoin. Il précise que les ventes se feront au verre jetable.

L'Assemblée demande à ce que les ventes soient faites sur ticket (utilisation de carnets à 3 souches) afin que les clients présentent un ticket pour consommer après paiement auprès d'une Caisse « CENTRALE » tenue par une équipe à constituer.

7/ MEDIAS ET PUBLICITE
LA MONTAGNE, la SEMAINE DE L'ALLIER, le Journal INFOS, les Radios Locales, les télévisions FR3 et TF1. Michel LAFAY est chargé de les contacter.

8/ SACEM
La déclaration est faite par Jean-François CHIGOT – Le coût est de 421,15 Euros TTC forfaitaire pour les 3 jours.

9/ IKEBANA
Simone GRAZON a formulé une demande de sable auprès de la Municipalité. Elle précise que les fleurs tropicales utilisées pour décorer l'espace dédié au POT des VIP prévu en fin de matinée du samedi 12 août, seront ensuite vendues.
Simone a prévu d'agrémenter l'environnement de la Rizière avec son équipe.

10/ VISITE DE LA MINE
Aline COLAS informe les participants d'une Exposition de Minéraux à la Mine spécialement à l'occasion de la fête.

11/ JARDIN DE LA POSTE
Questionné sur son aménagement, Michel LAFAY indique que les conditions climatiques n'ont pas permis de faire des plantations.
Cependant, afin de rendre le lieu plus agréable, il fera procèder à la mise en propreté et au dépôt temporaire de graviers.
Aline COLAS, Nicole BOGACZ, Chantal BERNARD et Nicole DUMONT ont proposé de prêter des pots de lauriers fleuris pour agrémenter le décor.

12/ LOCATION DE PLANTES
Il est prévu d'aller les retirer chez VILLEMORIN à Moulins au moyen d'une camionnette, le vendredi 9 août. Elles sont destinées à agrémenter les Buvettes, l'espace Restauration, entre autres.

13/ CHANTIER INTERNATIONAL
Les Jeunes du chantier seront sollicités pour participer à l'installation des stands et aux activités.
Michel LAFAY informe l'assemblée qu'un POT de fin de Chantier aura lieu, conformémment à la tradition, la date retenue est le Vendredi 11 AOUT à 18H30 (pas d'autre choix possible).
Les responsables des Associations de Noyant y sont invités ainsi que ceux de NOYANT TERRE D'ACCUEIL.

Les Jeunes organisent la manifestation et préparent des plats représentatifs de leur pays d'origine.

DATE A RETENIR

PROCHAINE ET DERNIERE REUNION AVANT LA FETE :

  LUNDI 07 AOUT 2006 A 9.00 HEURES

( Réunion consacrée au planning du déroulement des installations. )

 

 

REUNION BILAN FINANCIER :

DIMANCHE 27 AOUT 2006 A 10.00 HEURES
Réunion réservée aux Membres du Bureau et aux Responsables d'Activités qui exposeront leur bilan financier des festivités.